Gestão de Projetos: conversar é fundamental

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Conversar é fundamental

Gestão de Projetos: conversar é fundamental

Conversar é fundamental

Excelente artigo publicado no portal HSM (clique na figura para ir direto ao artigo).

Veja os cinco passos que fazem um projeto, qualquer um, fracassar. A Síntese? Conversar é fundamental.
Comece agora mesmo, fale, ouça, ouça, mas também fale.
Sucesso!!!

As cinco barreiras para o sucesso de um projeto são:

1. Planejamento sem fundamentação em fatos

2. Patrocinador ausente

3. Prioridades ignoradas

4. Covardia

5. Erros na equipe

As cinco conversas cruciais para o sucesso de uma iniciativa são reflexo de cinco obstáculos:

1. Planejamento sem fundamentação em fatos

O problema é enfrentado por 85% dos líderes de projetos, segundo o estudo Silence Fails, que entrevistou mais de 1.000 pessoas de 40 empresas de diversos setores nos Estados Unidos. Os parâmetros dos projetos, como prazos e orçamentos, frequentemente não são definidos pelos próprios líderes da iniciativa, e sim por outros executivos. Com o tempo, as pessoas começam a fraudar o orçamento e, se o líder não tiver uma conversa franca com a equipe e passar a se comprometer com estimativas que sabe ser irreais, a probabilidade de fracasso é alta. Mais de 90% dos líderes de projetos consideraram essa questão difícil ou impossível de ser abordada.

2. Patrocinador ausente

Esse é o problema de 65% dos líderes de projetos: falta de apoio real em instância superior. A equipe, então, expõe-se muito e não tem poder para implantar a iniciativa. Não raro, patrocinadores (sponsors) que deveriam entrar em batalhas políticas deixam os líderes se defendendo sozinhos. Dentre os participantes da pesquisa, 88% dizem que conversas cruciais a esse respeito são difíceis, quando não impossíveis.

3. Prioridades ignoradas

A alta administração ou poderosos stakeholders podem ignorar processos formais de decisão, planejamento e definição de prioridades, como acontece a 83% dos líderes de projetos entrevistados. Afinal, não querem considerações práticas acerca do que têm em mente. São, então, aprovados projetos para os quais não há recursos e a equipe não entrega o resultado almejado. Sua motivação é negativamente afetada. Mais de dois terços dos entrevistados consideram uma discussão em torno desse tema difícil ou impossível.

4. Covardia

Ocorre quando líderes de projetos ou membros de equipe deixam de comunicar riscos detectados, como escassez de material e necessidade de prazo maior para entrega dos resultados. Mais da metade dos líderes revelaram que enfrentam esse problema regularmente. Quando alguém se omite e espera que outro se manifeste antes, para ser culpado pelo problema, está sendo covarde. Quando os líderes agem assim, o status e a revisão do projeto se tornam brincadeira. Todos, nervosos e calados, veem o projeto naufragar. Uma conversa crucial dessa natureza é difícil ou impossível para 13% dos líderes de projetos entrevistados.

5. Erros na equipe

Dentre os líderes de projeto pesquisados, 80% enfrentam essa barreira. Eles geralmente têm mais responsabilidade do que autoridade, pois tentam liderar grupos multifuncionais com pouca ligação hierárquica direta.

Resultado: membros da equipe não comparecem às reuniões, não seguem a programação ou carecem de competência para atingir objetivos ambiciosos. Eles não podem ou não querem participar e apoiar o projeto. Sem autoridade, os líderes deixam de tratar o problema. Conversar sobre isso é difícil ou impossível para 76% deles.

O silêncio fracassa, como o título da pesquisa indica. Às vezes, contudo, precisamos de estatísticas para nos apontar o que, no fundo, constatamos o tempo todo e está na epígrafe do primeiro capítulo de Conversas Decisivas: “O vazio gerado pela falta de comunicação é logo preenchido por veneno, bobagem e distorção” –são palavras do escritor britânico Cyril Northcote Parkinson.

Referências bibliográficas
GRENNY, J. et al. Crucial Conversations: tools for talking when stakes are high. Nova York: McGraw-Hill, 2002.
VITAL SMARTS e THE CONCOURS GROUP. Silence Fails: The Five Crucial Conversations for Flawless Execution. Provo: 2006.

Por Alexandra Delfino de Sousa, administradora de empresas e diretora da Palavra-Mestra

http://www.hsm.com.br/editorias/cinco-causas-do-fracasso-de-projetos